Per legge, l'amministratore condominiale è la figura incaricata di gestire le parti comuni dell'edificio, eseguendo le delibere assembleari e curando l'amministrazione ordinaria e straordinaria. Inoltre, nel perimetro delle attribuzioni del suo mandato, egli ha poteri di rappresentanza legale del condominio e deve proteggerne gli interessi. Considerata l'ampiezza delle sue funzioni, è ben possibile domandarsi quali siano i suoi maggiori doveri in ipotesi di opere di manutenzione straordinaria e se - in tali casi - abbia diritto a un ulteriore compenso per le attività svolte.
Ricordiamo in breve che la manutenzione di un condominio si divide in:
- ordinaria, relativa a interventi ricorrenti per conservare l'efficienza delle parti comuni e compensare la normale usura dei beni, come pulizia, tinteggiatura, piccole riparazioni, sostituzione di lampadine o manutenzione dell'ascensore. L'amministratore può ordinare il compimento di tali opere senza ricorrere al sì dell'adunanza dei condomini. Infatti, in base all'art. 1130 del c.c., il potere di compiere gli atti conservativi attinenti alle parti comuni del palazzo fa parte delle attribuzioni automaticamente conferitegli dalla legge;
- straordinaria, riguardante interventi eccezionali o strutturali, come il rifacimento del tetto, la sostituzione dell'impianto idrico, la coibentazione o le opere di consolidamento o adeguamento normativo. Si tratta di lavori la cui attuazione è subordinata al consenso dell'assemblea di condominio, salvo si tratti - come indica l'art. 1135 del c.c. - di attività da svolgersi nel più breve tempo possibile.
Quando l'amministratore affida lavori ordinari o straordinari a una ditta, ai sensi dell'art. 1655 del c.c. stipula tipicamente un contratto di appalto e lo firma in nome e per conto del condominio. In questo contratto il condominio (rappresentato dall'amministratore) è il committente, mentre la ditta esecutrice è l'appaltatore, incaricato di svolgere l'opera o il servizio, in cambio di un corrispettivo. Si rimarca che il professionista darà corso al contratto di appalto soltanto se approvato dall'assemblea, che ha scelto impresa, preventivo e modalità di pagamento. Inoltre, tale accordo dovrà menzionare aspetti fondamentali come l'oggetto dei lavori, gli importi, le modalità di pagamento, i tempi, le garanzie, il collaudo ecc.
Ebbene, per legge, l'amministratore ha il compito di verificare che i lavori straordinari procedano correttamente e siano svolti in piena conformità al contratto di appalto, a tutela del condominio e nel rispetto delle delibere assembleari che hanno autorizzato l'intervento. Conseguentemente, egli durante i lavori straordinari dovrà:
- relazionarsi direttamente con l'esecutore delle opere, controllare l'avanzamento dei lavori e verificare l'esatta esecuzione delle delibere assembleari (direttamente o con un tecnico incaricato), ossia che le opere siano conformi al progetto approvato dall'assemblea e rispettino, in particolare, tempi, modalità e materiali previsti dal contratto;
- garantire la sicurezza e l'integrità dei beni comuni;
- gestire contabilità e pagamenti e sospenderli, in caso di gravi inadempienze o difformità;
- informare l'assemblea su eventuali modifiche, ritardi o problemi;
- convocare l'adunanza per aggiornamenti o nuove decisioni;
- effettuare i pagamenti alla ditta solo in base agli stati di avanzamento approvati;
- trattenere quote fino al collaudo finale (verifica della regolare esecuzione dei lavori), controllare qualità e finiture dei materiali utilizzati e richiedere eventuali correzioni o interventi in caso di difetti.
Inoltre, aspetto non meno importante, egli deve procedere alla riscossione coattiva qualora uno o più condomini non dovessero versare le quote di spettanza, per i lavori straordinari. Va tuttavia precisato che, per evitare inadempimenti, l'assemblea dovrà previamente istituire un fondo speciale a copertura dei costi preventivati.
Si ricorda altresì che tutti i compiti dell'amministratore condominiale, relativi allo svolgimento delle opere di manutenzione straordinaria, indicano il suo specifico ruolo di gestore e garante dell'interesse comune. Egli, infatti, non esegue i lavori né li dirige tecnicamente (salvo piccoli interventi), ma deve pur sempre vigilare sul rispetto del contratto, rapportarsi con la ditta e riferire all'assemblea. In caso di negligenza o omessa vigilanza, può essere ritenuto responsabile civilmente e risarcire i danni.
L'amministratore, anche a bilanciamento dei citati, rilevanti obblighi, gravanti su di lui in merito alla gestione dei lavori straordinari, ha diritto a un compenso aggiuntivo. Come infatti indica l'art. 1129 del c.c., il professionista, all'atto dell'accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente - a pena di nullità della nomina stessa - l'importo dovuto a titolo di compenso per l'attività svolta. E attenzione: il compenso extra sarà ammissibile soltanto se esplicitamente previsto nel preventivo accettato dall'assemblea al momento della nomina o rinnovo dello stesso (ad es. una percentuale degli importi dei lavori), oppure se l'adunanza successivamente deliberi e approvi specificamente tale compenso aggiuntivo.
Fuori da questi due casi, al professionista non è consentito richiedere un compenso ulteriore, anche se dovesse essere astrattamente giustificato dalle gravose incombenze che ha dovuto affrontare a causa di interventi inizialmente non preventivati. Perciò, se l'amministratore pretende più soldi senza previa approvazione né delibera successiva, il condominio potrà legittimamente rifiutare il pagamento e chiedere la restituzione di eventuali somme indebitamente percepite (ex art. 2033 del c.c.), fino ad arrivare a richieste di revoca per giusta causa.