Con le modifiche introdotte dal D.L. n. 84/2025, i liberi professionisti e i lavoratori autonomi dovranno fare i conti con un quadro normativo più rigoroso in tema di pagamenti tracciabili, in particolare con riferimento alla gestione di alcune tipologie di spesa, distinguendo tra quelle che restano deducibili e quelle che, invece, non potranno più esserlo.
Il principio alla base della riforma è semplice: le operazioni devono poter essere ricostruite e documentate. Per il legislatore, infatti, il pagamento “tracciabile” coincide con bonifici bancari o postali, carte di pagamento, assegni e, più in generale, con tutti i sistemi ammessi dall’art. 23 del D.Lgs. 241/1997. Al contrario, rimane escluso il contante.
Rimborsi e anticipazioni: quando entrano nel reddito
Nella pratica quotidiana, capita spesso che il professionista anticipi spese per conto del cliente. Queste voci, quando documentate e riaddebitate in fattura in modo analitico, tradizionalmente non concorrono a formare reddito imponibile, come previsto dall’art. 54 del T.U.I.R..
Esempi tipici sono i costi di viaggio, vitto e alloggio sostenuti per eseguire l’incarico ricevuto. La novità riguarda, però, la modalità di pagamento: dal periodo d’imposta 2025, se queste spese vengono saldate in Italia senza utilizzare strumenti tracciabili, il rimborso diventa reddito tassabile. Resta invece invariato il regime per le spese all’estero, dove non esiste obbligo di tracciabilità.
Spese riaddebitate, ma non rimborsate
Altro caso, tutt’altro che raro, è quello delle spese che il professionista inserisce in fattura, ma che non vengono mai rimborsate dal cliente insolvente o sottoposto a procedure concorsuali.
L’art. 54 ter del T.U.I.R. già consente la deducibilità di questi costi a fronte di insolvenza.
Con il D.L. 84/2025 si aggiunge un requisito ulteriore: per i costi sostenuti in Italia, è deducibile solo ciò che è stato pagato tramite mezzi tracciabili. All’estero, invece, resta la piena deducibilità senza vincoli.
Spese di rappresentanza: nuove condizioni di deducibilità
Un altro capitolo importante riguarda le spese di rappresentanza: viaggi turistici, iniziative promozionali, ricevimenti o eventi. La regola generale non cambia: deducibilità limitata all’1% dei compensi annui, con IVA non detraibile.
La novità è che, dal 18 giugno 2025, tutti questi costi – indipendentemente dal luogo in cui sono sostenuti – devono essere regolati con mezzi tracciabili. In assenza, la deducibilità viene meno.
Spese di vitto, alloggio e trasporto non riaddebitate
Particolare attenzione meritano anche le spese “vive” legate a trasporti, pasti e pernottamenti sostenuti dal professionista per la propria attività, quando non vengono riaddebitate al cliente.
Il nuovo art. 54 septies del T.U.I.R., comma 6-bis, stabilisce che, dal 18 giugno 2025, la deducibilità di tali spese è subordinata al pagamento tracciabile, se sostenute in Italia. Nessun vincolo, invece, per i costi sostenuti all’estero.
Buoni pasto: come funzionano
Un capitolo a parte riguarda i buoni pasto, sempre più utilizzati dai professionisti. La fattura dell’azienda che li fornisce è deducibile al 75% dell’importo, entro il limite del 2% dei compensi annui. L’IVA, invece, è interamente detraibile.
Di fatto, il trattamento fiscale dei ticket è analogo a quello delle spese di vitto e alloggio intestate al professionista e documentate da regolare fattura.
Il principio alla base della riforma è semplice: le operazioni devono poter essere ricostruite e documentate. Per il legislatore, infatti, il pagamento “tracciabile” coincide con bonifici bancari o postali, carte di pagamento, assegni e, più in generale, con tutti i sistemi ammessi dall’art. 23 del D.Lgs. 241/1997. Al contrario, rimane escluso il contante.
Rimborsi e anticipazioni: quando entrano nel reddito
Nella pratica quotidiana, capita spesso che il professionista anticipi spese per conto del cliente. Queste voci, quando documentate e riaddebitate in fattura in modo analitico, tradizionalmente non concorrono a formare reddito imponibile, come previsto dall’art. 54 del T.U.I.R..
Esempi tipici sono i costi di viaggio, vitto e alloggio sostenuti per eseguire l’incarico ricevuto. La novità riguarda, però, la modalità di pagamento: dal periodo d’imposta 2025, se queste spese vengono saldate in Italia senza utilizzare strumenti tracciabili, il rimborso diventa reddito tassabile. Resta invece invariato il regime per le spese all’estero, dove non esiste obbligo di tracciabilità.
Spese riaddebitate, ma non rimborsate
Altro caso, tutt’altro che raro, è quello delle spese che il professionista inserisce in fattura, ma che non vengono mai rimborsate dal cliente insolvente o sottoposto a procedure concorsuali.
L’art. 54 ter del T.U.I.R. già consente la deducibilità di questi costi a fronte di insolvenza.
Con il D.L. 84/2025 si aggiunge un requisito ulteriore: per i costi sostenuti in Italia, è deducibile solo ciò che è stato pagato tramite mezzi tracciabili. All’estero, invece, resta la piena deducibilità senza vincoli.
Spese di rappresentanza: nuove condizioni di deducibilità
Un altro capitolo importante riguarda le spese di rappresentanza: viaggi turistici, iniziative promozionali, ricevimenti o eventi. La regola generale non cambia: deducibilità limitata all’1% dei compensi annui, con IVA non detraibile.
La novità è che, dal 18 giugno 2025, tutti questi costi – indipendentemente dal luogo in cui sono sostenuti – devono essere regolati con mezzi tracciabili. In assenza, la deducibilità viene meno.
Spese di vitto, alloggio e trasporto non riaddebitate
Particolare attenzione meritano anche le spese “vive” legate a trasporti, pasti e pernottamenti sostenuti dal professionista per la propria attività, quando non vengono riaddebitate al cliente.
Il nuovo art. 54 septies del T.U.I.R., comma 6-bis, stabilisce che, dal 18 giugno 2025, la deducibilità di tali spese è subordinata al pagamento tracciabile, se sostenute in Italia. Nessun vincolo, invece, per i costi sostenuti all’estero.
Buoni pasto: come funzionano
Un capitolo a parte riguarda i buoni pasto, sempre più utilizzati dai professionisti. La fattura dell’azienda che li fornisce è deducibile al 75% dell’importo, entro il limite del 2% dei compensi annui. L’IVA, invece, è interamente detraibile.
Di fatto, il trattamento fiscale dei ticket è analogo a quello delle spese di vitto e alloggio intestate al professionista e documentate da regolare fattura.
