Data Certa: cosa si intende, a cosa serve, come si ottiene su un documento, metodi

Cos'è la data certa di un documento, come si fa per attestarla, i vari metodi

Hai necessità di provare che un certo documento esistesse prima di uno specifico evento o di un precisato giorno? Se la risposta è sì, allora hai bisogno di dare la prova che il documento sia stato creato e firmato in un determinato giorno: cioè, hai bisogno di una particolare certificazione, che è la “data certa”.


La “data certa” è l’attestazione con cui si certifica che un documento è stato creato e firmato in una precisa data.


Con la “data certa” sul documento, si possono contrastare ed annullare anche possibili rischi di truffa, tra cui il pericolo di retrodatazione di un documento (cioè l'indicazione di una data precedente a quella in cui effettivamente si è creato l’atto stesso).


Allora, come si può conferire la “data certa” ad un atto?
Attualmente, il nostro sistema conosce vari metodi per avere la data certa su un documento:

• una prima soluzione è quella dell’autentica delle firme da parte del notaio: cioè, si può chiedere al notaio che le firme apposte sul documento vengano da lui autenticate. Infatti, con l’attività di autenticazione, il notaio darà certezza non soltanto alle firme delle parti, ma anche alla data di formazione del documento;
• altro modo è l’apposizione del timbro e della firma da parte del notaio. Infatti, il notaio andrà ad apporre timbro, firma e anche data sull’atto;
• ancora, è possibile la registrazione presso un ufficio pubblico: qualsiasi pubblico ufficiale (ad es., un funzionario del Tribunale oppure del Comune o di altro pubblico ufficio) può attribuire la “data certa” ad un documento mediante timbro e firma;
• un’ulteriore soluzione è quella di utilizzare il servizio postale. Infatti, il postino è un pubblico ufficiale e, in quanto tale, il timbro da lui applicato sulle raccomandate dà certezza alla data. Però, in questo caso, è necessaria un’attenzione. Il documento non deve essere inserito in una busta, ma deve essere direttamente piegato in tre parti in modo che il bollo adesivo usato per le raccomandate sia apposto direttamente sul documento (e non sulla busta): in pratica, come ha detto la Cassazione con ord. n. 2427 del 2023, il timbro deve essere impresso sulla stessa carta del documento in modo che si formi un unico corpo;
• inoltre, ci sono anche enti privati di certificazioni: si tratta di società che hanno il potere di autenticare il documento. Anche in questo caso, attraverso la procedura di autenticità del documento, può essere rilasciata la “data certa” al documento. Tuttavia, c’è un limite: infatti, ci sono alcuni atti (ad es., i documenti fiscali), ai quali può essere fornita “data certa” soltanto da un’autorità pubblica o, al massimo, da una struttura accreditata dalle competenti autorità.

Rispetto a quanto detto, ci sono anche soluzioni telematiche:

• la “data certa” può essere rilasciata online attraverso l’apposizione della marca temporale: la marca temporale è un sistema che permette di associare ad un determinato documento informatico la data certa e l’ora di sua formazione;
• infine, c’è anche il metodo del certificato digitale: è un documento elettronico che attesta l’identità di un documento. Ad es., se si invia un atto con la PEC (posta elettronica certificata), le ricevute di consegna e di accettazione dell’e-mail daranno la certezza della data di spedizione del messaggio.

Quindi, per evitare futuri inconvenienti, nel creare un documento, bisogna stare attenti non solo ad attestare l’autenticità delle firme, ma anche a certificare la data di redazione dell’atto per essere certi di poter provare non le parti del documento, ma anche quando questo è stato realizzato.