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Articolo 5 Legge sul procedimento amministrativo

(L. 7 agosto 1990, n. 241)

[Aggiornato al 25/11/2021]

Responsabile del procedimento

Dispositivo dell'art. 5 Legge sul procedimento amministrativo

1. Il dirigente di ciascuna unità organizzativa provvede ad assegnare a sé o altro dipendente addetto all'unità la responsabilità dell'istruttoria e di ogni altro adempimento inerente il singolo procedimento nonché, eventualmente, dell'adozione del provvedimento finale.

2. Fino a quando non sia effettuata l'assegnazione di cui al comma 1, è considerato responsabile del singolo procedimento il funzionario preposto alla unità organizzativa determinata a norma del comma 1 dell'articolo 4.

3. L'unità organizzativa competente, il domicilio digitale e il nominativo del responsabile del procedimento sono comunicati ai soggetti di cui all'articolo 7 e, a richiesta, a chiunque vi abbia interesse.

Spiegazione dell'art. 5 Legge sul procedimento amministrativo

Il responsabile del procedimento è il soggetto a cui spetta il delicato compito di autorità guida di ciascun procedimento amministrativo.

Tale soggetto, che ogni amministrazione deve individuare in relazione a ciascun procedimento di propria competenza, rappresenta uno stabile punto di riferimento per i cittadini, in un'ottica di perseguimento dei principi di trasparenza, efficacia ed efficienza dell'azione amministrativa.

Sono essenzialmente tre i fattori che hanno suggerito al legislatore di introdurre la normativa sul responsabile del procedimento:

  • evitare la frammentazione ed il conseguente rallentamento dell'azione amministrativa;

  • la necessità di individuare un soggetto fisico responsabile di eventuali danni causati ai privati. L'anonimato impedirebbe invece agevolmente l'identificazione dei responsabili;

  • la virtuale violazione del principio di trasparenza, dato che la difficile identificabilità dei responsabili ostacolerebbe la possibilità di u effettivo controllo sul loro operato.

Anticipando quanto previsto dalle norme che seguono, il comma 1 stabilisce l'obbligo di nominare ed indicare sia il responsabile del procedimento, sia quello responsabile dell'adozione del provvedimento finale, che a volte possono essere soggetti differenti. Qualora il soggetto competente ad adottare il provvedimento finale sia diverso dall'incaricato alla fase istruttoria e procedimentale decida di discostarsi dalle determinazioni di quest'ultimo, deve fornire adeguata motivazione delle ragioni che l'hanno indotto a discostarsi.

Qualora non si sia ancora avuta la nomina del soggetto responsabile del procedimento, il legislatore non consente lacune che impediscano di identificare un responsabile. In mancanza di nomina, infatti, è da considerarsi responsabile in funzione vicaria il funzionario preposto all'unità organizzativa.

In ogni caso, i soggetti di cui sopra devono essere comunicati ai destinatari dell'atto ed agli interventori necessari d'ufficio e, a richiesta, a qualunque soggetto interessato.

Massime relative all'art. 5 Legge sul procedimento amministrativo

Cass. civ. n. 3464/2018

Vanno negate le mansioni superiori di istruttore amministrativo (categ. C del CCNL Enti locali) ad un dipendente per aver svolto le attività nelle quali lo stesso era indicato come "responsabile del procedimento", né invero è possibile individuare una categoria intermedia tra quella rivestita (categ. A) e quella richiesta (Categ. C) per non avere il ricorrente proposto tale domanda in primo grado, né per aver indicato in appello l'omessa pronuncia su tale punto da parte del primo giudice.

Cass. pen. n. 27773/2010

La p.a. è tenuta a comunicare l'unità organizzativa e il nominativo del responsabile del procedimento a coloro nei cui confronti il provvedimento finale è destinato a produrre effetti diretti e a coloro che per legge devono intervenire nel procedimento nonché, su richiesta, a chiunque vi abbia interesse.

Il fatto che il superiore gerarchico, competente ad assegnare a sé o ad altro dipendente addetto all'unità organizzativa la responsabilità dell'istruttoria, abbia nominato il responsabile del procedimento non lo esime dal mettere a conoscenza della designazione colui che lo abbia interpellato per conoscere il nominativo di quest'ultimo, sicché si rende colpevole dell'omissione di atti d'ufficio prevista dall'art. 328 c.p., comma 2, se non risponde al relativo interpello.

Cons. Stato n. 3980/2010

Con particolare riferimento alle procedure di aggiudicazione di appalti pubblici, non vi è incompatibilità tra le funzioni di presidente della commissione di gara e quella di responsabile del procedimento; analogamente deve ritenersi nel caso in cui al dirigente di un ente locale, che ha svolto le funzioni di presidente del seggio e di responsabile del procedimento, sia stato anche attribuito il compito di approvare gli atti della commissione di gara, atteso che detta approvazione non può essere ricompresa nella nozione di controllo in senso stretto, ma si risolve in una revisione interna della correttezza del procedimento connessa alla responsabilità unitaria del procedimento spettante alla figura dirigenziale.

C. Conti n. 415/2009

Nel sistema delineato dalla legge generale sul procedimento amministrativo, l'individuazione del responsabile del procedimento risponde ad esigenze di trasparenza, efficienza ed efficacia assicurando, nel contempo, l'attuazione del principio di responsabilità previsto dall'art. 28 Cost. ed il più celere corso dell'iter procedimentale; il responsabile del procedimento è figura massimamente ricollegabile al principio dell'efficacia su sui si incentra una delle più rilevanti "ratio" della configurazione procedimentale, che sta a significare che, nell'attività procedimentale medesima, l'amministrazione è tenuta, impiegando le risorse umane e finanziarie a disposizione, a conformare atti intraprocedimentali e provvedimenti finali congrui ed appaganti lo scopo teleologico cui sono preordinati dalle disposizioni normative e dagli strumenti a contenuto generale.

Cons. Stato n. 4589/2008

L'art. 6, lett. e), L. n. 241 del 1990, infatti, configura la possibilità che ad adottare il provvedimento sia un soggetto diverso dal responsabile del procedimento. A quest'ultimo spetta l'accertamento dei fatti e la responsabilità dell'istruttoria e, solo ove ne abbia la competenza, l'adozione del provvedimento finale. La circostanza, quindi, che il provvedimento sia stato adottato da persona diversa dal responsabile del procedimento non costituisce di per sé elemento patologico del provvedimento medesimo.

Corte cost. n. 377/2007

Ogni provvedimento amministrativo è il risultato di un procedimento, sia pure il più scarno ed elementare, richiedendo, quanto meno, atti di notificazione e di pubblicità. L'obbligo imposto ai concessionari di indicare nelle cartelle di pagamento il responsabile del procedimento, lungi dall'essere un inutile adempimento, ha lo scopo di assicurare la trasparenza dell'attività amministrativa, la piena informazione del cittadino (anche ai fini di eventuali azioni nei confronti del responsabile) e la garanzia del diritto di difesa, che sono altrettanti aspetti del buon andamento e dell'imparzialità della pubblica amministrazione predicati dall'art. 97, primo comma, Cost. e dall'art. 1, comma 1, della legge n. 241 del 1990 (vedi, ora, art. 36 comma 4-ter L. Finanziaria per ii 2008, che afferma la nullità della cartella in mancanza dell'indicazione dei nominativo dei responsabile dei procedimento).

Cons. Stato n. 3398/2003

Una prima ipotesi si verifica quando viene meno il rapporto di servizio del responsabile del procedimento: in tale ipotesi, il responsabile perde anche la responsabilità relativa al procedimento assegnatoli, con la conseguente necessità che il dirigente preposto all'unità organizzativa è chiamato a designare un nuovo responsabile. In tal caso, non è detto che la scelta debba ricadere su chi è subentrato nell'organigramma del personale, posto che si tratta di una attribuzione ad personam.

Cons. Stato n. 2826/2003

Una seconda ipotesi, invece, riguarda il caso in cui si verifica una condizione che imponga al responsabile del procedimento di astenersi o che legittimi gli interessati a ricusare la nomina effettuata. L'obbligo di astensione, infatti, in quanto espressione dei principi di legalità, imparzialità e buon andamento dell'azione amministrativa di cui all'art. 97 Cost., è espressione di una regola generale ed inderogabile di ordine pubblico, applicabile quindi anche al di fuori delle ipotesi espressamente contemplate dalla legge.

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Maria R. S. chiede
venerdì 23/04/2021 - Lombardia
“Sono PO Responsabile del Servizio Tecnico di un Comune con n. di abitanti inferiore a 5000 (unico dipendente in servizio presso Ufficio Tecnico).
Poiché un progettista, parente di primo grado, ha trasmesso una pratica edilizia, ho provveduto ad inviare al protocollo una dichiarazione, resa ai sensi dell'art. 6 del codice di comportamento dei dipendenti pubblici - DPR 62/2013, dichiarando di trovarmi in situazione di possibile conflitto di interessi ai sensi di quanto contenuto nel Codice di Comportamento dei dipendenti pubblici.
Come potrebbe l’Amministrazione risolvere la questione di incompatibilità?
E’ possibile nominare Responsabile del Servizio, unicamente per le pratiche “incompatibili”, un collega dipendente di un altro Comune o un professionista esterno oppure anche una Società di Servizi?”
Consulenza legale i 30/04/2021
L’affidamento di incarichi esterni da parte della P.A. è regolato da varie norme che si sono stratificate nel tempo, alcune dettate specificamente per i piccoli Comuni.
Fermo restando che la scelta della soluzione più idonea dal punto di vista dell’opportunità e della copertura finanziaria è sempre rimessa all’Amministrazione comunale, nel presente parere si illustrerà una panoramica delle disposizioni normative che potrebbero consentire di superare il problema esposto nel quesito.

Anzitutto, l’art. 7, D. Lgs. n. 165/2001, consente di conferire incarichi individuali con contratti di lavoro autonomo a soggetti terzi, alle tassative condizioni stabilite al comma 7, lettere a)-d).
Si ricorda poi il disposto dell’art. 110, D. Lgs. n. 267/2000, che indica i presupposti ed i limiti per il ricorso da parte delle Amministrazioni comunali mediante contratti a tempo determinato a soggetti esterni che possano ricoprire la qualifica di dirigente.
Non è necessario in questa sede dilungarsi nel riportare il testo delle norme de quibus, al quale si rimanda, ma va sottolineato che il ricorso al primo dei suddetti strumenti richiede necessariamente la preventiva verifica dell'impossibilità oggettiva di utilizzare le risorse umane disponibili all’interno dell’organico, mentre la possibilità di avvalersi di dirigenti esterni a tempo determinato presuppone la presenza di specifiche disposizioni statutarie e nel regolamento degli uffici e dei servizi.
Pertanto, prima di procedere al conferimento dell’incarico è indispensabile verificare la sussistenza delle suddette condizioni, in modo da evitare il rischio di incorrere in responsabilità -ad es. di tipo amministrativo-contabile- per aver conferito un incarico esterno in modo illegittimo.

Ai sensi dell’art. 53, c. 23, L. n. 388/2000, inoltre, i Comuni al di sotto dei 5.000 abitanti hanno la facoltà di attribuire ai componenti dell’organo esecutivo, compreso il Sindaco, la responsabilità degli uffici e dei servizi ed il potere di adottare atti anche di natura tecnica gestionale.
Si tratta di una deroga al principio generale di separazione tra le funzioni di indirizzo politico e di gestione, che viene giustificata dalle ridotte dimensioni degli Enti interessati, nonché dalla finalità di ottenere un risparmio di spesa, da documentare ogni anno in sede di approvazione del bilancio.
Tale facoltà viene utilizzata da parte dei Comuni anche in materia edilizia e presenta l’aspetto positivo di non richiedere la dimostrazione della assoluta carenza, all’interno dell’Ente, di professionalità adeguate (Corte dei conti, Lazio, sez. controllo, Delib. n. 5/2018/PAR; Consiglio di Stato, sez. IV, 23 febbraio 2009, n. 1070).
Anche in questo caso, comunque, è necessario che l’eventuale incarico venga conferito al membro della Giunta previa adozione di apposite disposizioni regolamentari organizzative, perché in caso contrario vi è il rischio che gli atti emanati siano viziati da [de ref=incompetenza (p.a.)]incompetenza[/def] (T.A.R. Cagliari, sez. II, 18 marzo 2014, n. 229).
Per completezza, infine, vanno poi menzionate le forme associative o di esercizio associato di funzioni tra Comuni, (artt. 32 e 33, D. Lgs. n. 267/2000), che permetterebbero di avvalersi della professionalità di dipendenti in servizio presso le altre Amministrazioni comunali associate.
Tuttavia, tale possibilità richiede tempo e una incisiva riorganizzazione delle risorse umane e materiali e, quindi, se l’Ente non partecipa già ad una unione di Comuni, potrebbe essere un rimedio sproporzionato o comunque inadatto in relazione all’esigenza illustrata nel quesito.

Tutte le possibilità norme richiamate nel presente parere, tuttavia, sembrano escludere che l’incarico di responsabile del procedimento o di responsabile del servizio possa essere affidato ad una società o comunque ad una persona giuridica, dato che un’interpretazione del genere risulterebbe problematica in riferimento ai principi che regolano la responsabilità personale dei funzionari e dei dipendenti comunali.

In ogni caso, va tenuto conto che il responsabile del procedimento è il soggetto al quale viene demandata l’istruttoria e ogni altro adempimento inerente i singoli procedimenti, ma non deve necessariamente coincidere con l’organo che emette il provvedimento finale (artt. 5 e 6, L. n. 241/1990).
Per quanto riguarda in particolare i Comuni, il potere di emettere gli atti che impegnano l’Amministrazione verso l’esterno spetta soltanto ai soggetti che siano in possesso della qualifica dirigenziale, ai sensi dell’art. 107, D. Lgs. n. 267/2000 (Consiglio di Stato, sez. VI, 20 gennaio 2009, n. 263; T.A.R. Trieste, sez. I, 07 gennaio 2020, n. 9; T.A.R. Venezia, sez. III, 28 aprile 2008, n. 1136).
Pertanto, indipendentemente dalla soluzione che verrà scelta, è indispensabile che il soggetto che adotterà il provvedimento finale sia un dirigente (interno o esterno), al fine di evitare che gli atti emanati siano viziati da illegittimità sotto il profilo della competenza.


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